El Archivo: resguardo de historias singulares e institucionales

Bajo el cuidado del equipo de Estadísticas este espacio cobija las historias de las personas que se asistieron en nuestro hospital

Nuestra institución cuenta con un archivo aproximado de 38000 historias clínicas (HC). Desde 1963 se registra el tránsito de cada persona que llega a la institución. Hay historias clínicas de pocas hojas, de aquellos que han llegado recientemente o han tenido un  paso eventual por la institución y otras que, incluso, llegan a tener varios tomos, reflejo de una vida atravesada por el hospital.

El equipo de Estadísticas es quien se encarga del cuidado sistemático de las historias clínicas: las clasifica, ordena, resguarda y además tienen una estrategia muy eficaz para reconocer cada carpeta y entregársela a quien la solicita. 

Las HC, son un derecho del usuario. Se trata de  un documento privado y confidencial que registra la información relacionada con la salud y el tratamiento de una persona usuaria. Según la Ley 26529 (de Derechos del Paciente en su Relación con los Profesionales e Instituciones de la Salud)  “es el documento obligatorio cronológico, foliado y completo en el que consta toda actuación realizada al paciente por profesionales y auxiliares de la salud”. 

En las HC hoy se recuperan las intervenciones de los equipos de salud del hospital,  la participación de las personas usuarias en actividades grupales y dispositivos, e incluso, derivaciones, documentos  legales e informes médicos de otras instituciones. Cada historia clínica no sólo contiene datos como antecedentes familiares y personales, síntomas, diagnósticos, tratamientos, sino también cómo se presenta la persona, su manera de expresarse, sus vínculos, preocupaciones, si tiene hambre, si puede dormir y todo eso que puede poner en palabras. Incluso se registra su ausencia, o su no llegada a un turno ya previamente establecido.  

Las HC se archivan correlativamente al número asignado al momento en que inicia su historia institucional. Nuestro Archivo está clasificado en:

• Activo: HC de personas usuarias que en los últimos 10 años han recibido una atención.
• Inactivo: HC de personas usuarias que no han recibido atención en el hospital en los últimos 10 años.
• Pasivo: HC de personas usuarias fallecidas. 

Entre las personas que se desempeñaron en este espacio, y una de las protagonistas del armado y organización del Archivo, se encuentra Cristina Valdez. Ella fue la primera Lic. En Archivística con la que contó el hospital. 

“Yo llegué como Auxiliar en Estadísticas. Después estudié en la vieja escuela de archivero y finalmente hice la licenciatura. “

Su tía, Nieves Rubil, que trabajó en tiempos de la comunidad terapéutica y Guedes Arroyo,  fue un puente para su arribo al hospital.  De esa misma época, Cristina lamenta no encontrar registros en las historias clínicas sobre la modalidad de asambleas que se realizaban en donde hoy es el gimnasio. También refiere a un incendio en una habitación de ese mismo espacio, donde estaba la caldera, y que destruyó todas las fichas con las que habían llegado las primeras mujeres que poblaron el hospital y que portaban con esa información escasa desde calle Diamante. 

“Eso se quemó todo. Hubo una colilla de cigarrillo que incendió todo y después todo se perdió”.

Entre las personas que desempeñaron las diferentes tareas del Archivo en la historia del hospital,  Cristina menciona a  quienes compartieron su tránsito con ella: Liliana Cabrera, María del Carmen Acosta, Carolina Retamar y Miguel Franco -compañero que sostuvo el legado de Cristina y que recientemente falleció. 

Las tareas que se realizan en el Archivo son diversas. Van desde el registro en los sistemas informáticos de la primera intervención de los equipos interdisciplinarios hasta la última, pasando por el mantenimiento físico de las HC como también, el cambio de carpetas -más de una vez realizadas por el personal de la oficina. Además se mantiene el foliado actualizado y a cada historia clínica con hojas de evolución. Se incorporan oficios y sus respuestas, laboratorios, y todo resultado de estudios indicados por los profesionales. También se realiza una vez al año la transferencia de HC activas a inactivas. Trabajo que implica la revisión de cada una evaluando la fecha de la última intervención. Por otro lado, la reactivación de aquellas carpetas de usuarios que regresan al hospital pasados los 10 años de la última atención. Y la transferencia de HC de usuarios fallecidos al archivo pasivo. Este equipo realiza además, las copias de historias para aquellas personas que lo soliciten y son quienes prestan atención a profesionales durante las 12 horas en que la oficina permanece abierta -siempre con buena predisposición. 

Actualmente la división Estadísticas está a cargo de Carolina Retamar (Lic. en Archivología) y, específicamente en el Archivo hoy,  sostienen la tarea Luciano Saavedra y Ana María Schaefer. 

Una HC unificada como reflejo de una salud integral

Cristina rememora la complejidad de las HC en una época donde la conformaban múltiples hojas, destinadas a las diferentes disciplinas, de manera separada, con una mirada de la salud muy lejana a la integralidad. Con un trabajo de hormiga y en conjunto con los equipos que se iban fortaleciendo a finales de los 90´s, se comenzó a insistir en la necesidad, primero de la escritura en la HC y luego, del escribir en una misma página de evolución de manera que todas las intervenciones estén unificadas.   

“Antes cada sector y disciplina escribía en hojas aparte y nadie se fijaba en lo que el otro escribía. Mi trabajo tuvo que ver con eso, con integrar las evoluciones en las mismas páginas de las HC. Gracias a que empezaron a formarse equipos que tenían respaldo desde las direcciones, y que se fueron fortaleciendo y se sostuvieron, se generó un compromiso para integrar la HC. Con estos equipos que se fortalecieron (como Hospital de Día) se empezó a escribir más en las HC.  Incluso, este dispositivo, fue el que insistió para tener su propia estadística, más allá de la que se hacía para nivel central. Ellos no podían adaptar sus prácticas a esos registros”, una falencia que hasta hoy continúa con los registros en salud mental y con las prácticas menos hegemónicas.  

“Todo muy casero”. Siempre lo artesanal

Cristina recuerda cómo estaba el Archivo cuando llegó al hospital. “Me encontré con carpetas que estaban ordenadas por números y en unos archivadores que no eran para esa función, sino que eran para legajos. Algunas se perdían, estaban llenas de tierra. Cuando definí estar de lleno en el archivo, y me seguí capacitando, comencé a hacer algunos cambios. No teníamos tapas para las HC, traíamos de nuestras casas las biromes para trabajar. Ahí fue que “mangueamos” a la Papelera para poder hacer nuevas tapas y reorganizar". 

Cristina menciona que le quedaron muchos pendientes, sin embargo el Archivo del Hospital Escuela es un espacio ordenado, criterioso, cuidado y reconocido por otras instituciones. 

Más allá del número, que sólo permite organizar, son más de 38000 historias con nombres y apellidos. Son historias que también dan cuenta de las transformaciones institucionales y de las perspectivas de trabajo que posicionan al Hospital como un efector de referencia de la provincia.